Kâğıt üzerindeki verileri birebir kopyalamaya yarayan fotokopi makineleri, aynı anda birden çok ve hızlı bir şekilde basımı gerçekleştirmesi bakımından sıklıkla kullanılan cihazlar arasındadır. Gelişen teknolojiye bağlı olarak maskeleme, dizgileme ve zımbalama gibi özellikleri bulunan fotokopi makinelerinin çalışma sistemi, verilerin taranması ve aktarılması şeklindedir.
Fotokopi makinelerinin cam yüzeyinin altında hareket edebilen okuyucu bir lamba mevcuttur. Taranacak kâğıdın yüzü, cam yüzeye bakacak şekilde üzerine konur. Cam yüzeyin altındaki okuyucu lamba ise hareket ederek kâğıdı tarar.
Eğer fotokopi siyah beyaz çekilecek ise okuyucu lamba kâğıdın yazılı bölümlerini atlayarak sadece ışığı beyaz bölümlerinde yansıtır. Yansıyan bu ışık okuyucu lambanın hemen altında yer alan plakaya çarpar. Bu plaka kimyasal bir madde ile kaplıdır ve eksi yüklüdür. Plaka, gelen ışığı iletken hale getirir ve böylelikle elektrik yükünü boşaltır. Kâğıdın karalı bölümleri ise eksi yüklü kalır.
Makine içerisinde kayış ve makaralar yardımıyla dönen plaka makinenin mürekkep kartuşuna temas eder. Mürekkep kartuşu da artı elektrik yüklüdür ve plakanın negatif elektrik yüklü bölümlerine yapışır. Böylelikle plaka üzerinde fotokopisi çekilecek belgenin bir kopyası oluşur.
Fotokopi makinesinde yer alan boş kâğıt ise plaka gibi eksi yüklüdür. Ancak bu negatif plakanın sahip olduğu negatif yükten çok daha fazladır. Böylelikle yine makara ve kayış yardımı ile plaka üzerine ilerleyen kâğıt, plakanın negatif alanlarında yer alan mürekkebi fazla negatif elektrik yükü sayesinde kendi üzerine yapıştırır. Bu şekilde orijinal kâğıdın kopyası boş kâğıt üzerinde oluşur. Ancak son aşamada mürekkebin kalıcı olabilmesi için, kopyalanan kâğıt makineden çıkmadan önce iki sıcak silindir arasında preslenir ve fotokopi işlemi gerçekleşir.
Görüntünün renkli olduğu durumlarda ise okuyucu görüntüleri piksele bölerek veri tabanında piksele gelen ascii kodları atar ve veri kabloları aracılığıyla makinenin okuma birimine gönderir. Okuma biriminde sayısal veriler 1 ise -1, 0 ise yine 0 olarak işlenir. Bu aşamadan sonra basım biriminde yer alan kartuşlar, verileri alarak ascii koda karşılığına gelecek şekilde kâğıt üzerine basar. Renkli fotokopi çekimlerinin son aşamasında da aynı şekilde mürekkebin kâğıt üzerinde sabitlenebilmesi için çıktıyı almadan önce makine sıcaklık uygular ve işlemi tamamlar.
